Software per il controllo dell’operatività aziendale

In BitBoss realizziamo software custom per clienti esterni e nel farlo affronta la complessità che deriva dalla gestione simultanea di progetti diversi: progetti multipli per clienti diversi, con team variabili e contratti di natura diversa.

Inoltre il lavoro è suddiviso tra personale interno, che divide il proprio tempo tra progetti esterni e attività interne, e sviluppatori che dedicano a BitBoss un monte ore variabile.

Dopo aver esplorato diverse soluzioni, abbiamo concluso che l'unico modo per gestire in maniera efficace questa complessità era sviluppare un software personalizzato. Un centro di controllo di alto livello dell’operatività aziendale.

Così è nato BBOS, il software che ci permette di tenere traccia di tutte le ore dedicate ad ogni singolo progetto. Ci permette inoltre allocare le risorse sulle singole attività e sapere in ogni momento qual è il carico lavorativo di ogni persona del nostro team.

BBOS permette ai membri del team impegnati sui vari progetti (i Worker) di inserire manualmente il numero di ore giornaliere impiegate per ogni singola attività. Ogni ora tracciata fa capo ad uno specifico cliente, ad un progetto e ad un contratto: in questo modo BBOS può facilmente essere integrato con gli altri aspetti amministrativi e gestionali dell'azienda.

BBOS è un software che si è evoluto nel tempo e fin dalla sua nascita non ha mai smesso di crescere per aderire perfettamente alle nostre esigenze. A livello di funzionalità, BBOS funziona come un grande centro di controllo suddiviso in diverse aree.

Log ore

Alla fine di ogni giornata lavorativa, gli utenti che ricoprono il ruolo di Worker hanno il compito di inserire all'interno di una specifica area del software il numero di ore impiegate su ogni singolo progetto.

• L'Amministratore assegna il progetto al Worker

• Il Worker vedrà all'interno della sua area Log Ore tutti i progetti che gli sono stati assegnati e potrà inserire il numero di ore lavorate.

• Il Worker può anche segnalare eventuali problemi riscontrati durante la giornata, in modo da poter applicare eventuali correttivi.

• Ogni ora inserita dai singoli worker fa capo ad uno specifico cliente, ad un progetto e ad un contratto.

Grazie a questa semplice azione, BBOS permette di monitorare in modo accurato e quasi in tempo reale i costi effettivi di ogni progetto, individuare ritardi in specifiche attività e intervenire con correzioni se necessario.

Area di amministrazione

L'utente Amministratore ha accesso a tutti i dati relativi alle ore loggate dal Worker e a tutte le entità ad esso relazionate:

• Crea Contratti, Clienti e Progetti e assegna questi ultimi ai Worker che dovranno eseguire il Log delle ore sui progetti a loro assegnati.

• Può gestire e visionare l'allocazione dei worker e l'andamento dei progetti

• Può gestire e approvare le richieste di riposi e permessi da parte dei Worker

• Ha accesso all'area di amministrazione di contratti, fatture e pagamenti

Gantt workers

Quest'area permette all'Amministratore di capire a colpo d'occhio qual è l'allocazione dei singoli worker nel tempo, quindi chi sarà disponibile e in che periodo di tempo, indipendentemente dai singoli progetti. In particolare:

• Quanto tempo non ancora allocato ha a disposizione il singolo Worker.

• Quante ore settimanali il Worker dedica a Bitboss, su quali progetti è allocato nel tempo e, per ognuno di questi, per quante ore settimanali.

• Per ogni settimana, come è distribuito il suo tempo.

• Quando termina un accordo con il Worker.

Gantt progetti

Questa pagina permette all'Amministratore di vedere in ogni momento:

• Lo stato di avanzamento di ogni progetto

• Quali di questi sono attivi e quando si chiuderanno.

• Quanti e quali Worker sono impegnati sul progetto

Monitor esterno

Per promuovere la trasparenza nei confronti del cliente, BBOS permette al cliente di accedere ad un'apposita area in cui poter visionare il dettaglio delle ore effettivamente spese da ogni Worker su ogni progetto legato a quel cliente.

DOT: Il software aperto all'esterno.

In parallelo a BBOS stiamo sviluppando uno strumento che riteniamo possa essere estremamente utile a tutte quelle aziende che, come noi, sperimentano la complessità del business model tipico delle società di consulenza: gestione di più progetti in parallelo, diverse tipologie contrattuali e mobilità della forza lavoro tra i progetti molto elevata.

DOT è un software che si ispira a BBOS, è ancora in fase di sviluppo e sarà il centro di controllo dell'operatività aziendale di società come la nostra. Aperto ai contributi e alle contaminazioni esterne, in grado in grado di portare innovazione all'interno dei processi di pianificazione e misurazione delle performance.