Lo sprint del metodo Agile

Una volta qualcuno disse: “Il tempo scandisce la nostra vita, perciò sprecarlo è un lento suicidio”.

Il tempo è una forza intangibile e invisibile che si oppone costantemente a tutti i nostri sforzi, non riusciamo a vederla, ma ne percepiamo molto bene l’influenza che esercita su di noi. Il tempo incide su tutto ciò che facciamo: dal modo in cui lavoriamo alla durata dei processi fino ad arrivare ai successi che otteniamo. Naturalmente, valutare la bontà di un progetto prima di averlo portato a termine risulta essere un'impresa assai difficile. Spesso infatti un pessimo utilizzo del tempo a disposizione e la mancanza di feedback esterni possono portare ad un totale fallimento o ad un risultato non soddisfacente. Perciò in un progetto di business, così come nel processo di sviluppo software, imparare a gestire le tempistiche definisce la differenza tra il successo e il fallimento. Come facciamo quindi a ridurre lo spreco di tempo all'interno di un progetto?

Uno dei metodi più utilizzato si rifà al concetto di Sprint, cuore pulsante del metodo Agile e del framework Scrum, che ha come obiettivo quello di ridurre al minimo lo spreco di tempo all’interno di un progetto. Un ruolo fondamentale all'interno del metodo Agile è giocato proprio dai feedback che ci arrivano dal cliente.

Lo sprint del Metodo Agile per la realizzazione di software

Il concetto di Sprint nasce nell'ambito dello sviluppo e della consulenza software e fa riferimento alla problematica relativa ai cambiamenti continui, legati a mutamenti esterni, che influenzano un progetto digitale. Ma cosa significa applicare questo strumento? 

Creare degli sprint significa suddividere il lavoro in tranche programmate, realizzabili in un breve periodo prefissato e compreso idealmente tra una e quattro settimane. Alla fine di ogni sprint l’obiettivo è realizzare qualcosa di concreto, che il cliente possa usare e toccare con mano. 

Se ad esempio suddividiamo un progetto che ha come obiettivo la realizzazione di un software in sprint della durata di due settimane, l’obiettivo è quello di mostrare al cliente, alla fine di ogni sprint, un pezzo del software pienamente funzionante. Non qualcosa che funziona nella parte interna del codice o un pezzo di architettura del sistema, ma qualcosa che sia a lui accessibile, una parte del software che il cliente possa usare veramente, una caratteristica che sia pienamente implementata.

L’obiettivo dello sprint è di lavorare a tutta velocità per un breve periodo di tempo per poi fermarsi e fare il punto della situazione. All’inizio di ogni sprint i membri del team esaminano le cose che dovranno fare in quell’arco di tempo mettendole in ordine di priorità e poi si chiedono quante di quelle cose possono essere portate a termine durante le prossime due settimane.

Il processo del metodo Agile

Alla base di questo metodo di lavoro non ci sono strutture complesse o grafici articolati, l’obiettivo infatti è proprio quello di ridurre al minimo le strutture organizzative. Gli strumenti essenziali su cui si fondava il metodo Scrum ai suoi albori erano dei semplici Post-it. Ogni foglietto corrispondeva ad un task, ovvero un obiettivo che deve essere portato a termine all’interno dello sprint. Da quando questo metodo è stato ideato le cose sono un po’ cambiate e ora si usano i tool di project management che svolgono la stessa funzione, ma permettono di monitorare l'andamento dei progetti attraverso piattaforme web. Noi ad esempio utilizziamo Clickup per organizzare il lavoro e assegnare i task.

Qual è quindi l'iter di uno sprint all'interno del metodo Agile?

Semplificando al massimo il processo che caratterizza uno sprint, si può dire che questo segua tre passaggi fondamentali.

Step 1: Si prende una grande lavagna, reale o digitale che sia, si suddivide in colonne e si rende accessibile a tutti i membri di un team.

Step 2: La quantità di colonne varia molto in base alla complessità del lavoro, ma possono essere ridotte all’osso in questo modo:

• Cose da fare

• Lavori in corso

• Cose fatte

Step 3: Nella prima colonna si inseriscono i compiti che si pensa di riuscire a completare durante lo sprint in corso. Giorno per giorno un membro del team si fa carico di uno di quei compiti e sposta il relativo foglietto nella colonna successiva. Una volta terminata l’operazione, il foglietto viene spostato nell'ultima colonna, quella dei task completati. In qualunque momento ogni membro del team può vedere su cosa stanno lavorando tutti gli altri.

Il Daily Scrum

Il Daily Scrum, fondamentale nel metodo Agile, è un incontro giornaliero al quale partecipano tutti i membri del team. L’obiettivo è di sincronizzare, in non più di 15 minuti, tutte le attività di ogni singolo membro e di pianificare il lavoro per le prossime 24 ore. Questa attività favorisce la collaborazione e aumenta le prestazioni del team identificando quelli che sono gli ostacoli al raggiungimento dell’obiettivo e favorisce un rapido processo decisionale. In questa occasione, si indagano le attività fatte il giorno precedente e si stilano i progressi fatti verso il raggiungimento dello scopo dell’intero sprint.

L'obiettivo? Rendere il team autonomo ed organizzato, ma al contempo in grado di comprendere il punto della situazione attraverso la comunicazione di informazioni azionabili nel minor tempo possibile.

Sprint e metodo Agile nella vita quotidiana

Nonostante lo sprint nasca in un ambito prettamente aziendale e in particolare faccia parte di un metodo per la realizzazione di software, può diventare uno strumento utile per gestire anche attività ed obiettivi personali. Avere il pieno controllo sulle proprie scelte, suddividere le proprie aspirazioni personali in obiettivi e prefissarsi dei compiti da portare a termine sono solo alcuni dei concetti presi in prestito dal metodo Agile che le persone possono utilizzare per condurre al meglio la propria vita.

Mike Cohn, uno dei principali ideatori di Scrum, in uno dei suoi articoli racconta come utilizza gli Sprint per aumentare la produttività dividendo le sue attività in cicli e prevedendo un'accurata pianificazione personale su scala settimanale. Attraverso questo strumento riesce a stabilire quali task vuole concludere in un periodo di tempo limitato, sforzandosi di portarli a termine nel modo più efficace possibile.

Come si possono quindi applicare il metodo agile e gli Sprint nella nostra vita quotidiana?

1. Trovando soluzioni agli ostacoli che incontriamo, ad esempio imparando a fare il meglio possibile con quello che ciò che abbiamo a disposizione. A volte, le soluzioni improvvisate possono sorprendere!

2. Cercando di adattarsi facilmente alle situazioni riflettendo in maniera costante sugli obiettivi che ci siamo prefissati e sui problemi che potrebbero sorgere.

3. Lavorando per obiettivi definiti e a breve termine. Ovviamente, i traguardi da raggiungere devono essere ragionevoli e fattibili entro un periodo di tempo prefissato. Un'ottima opzione consiste nel dividere grandi obiettivi in task più piccoli ed inserirli negli sprint: in questo modo, non solo si è più produttivi, ma si percepisce una maggiore sensazione di progresso e di realizzazione.

4. Pianificando il futuro. Dobbiamo sforzarci di impiegare il nostro tempo per pianificare: l'organizzazione è la chiave.

5. Rimanendo concentrati. Coma farlo? Definendo un task specifico e stabilendo accuratamente il tempo che ci serve per smarcarlo. Naturalmente, è molto probabile che ognuno di noi abbia molteplici attività da svolgere: in questo caso, quello che possiamo fare è fissare un numero di ore ogni giorno e usarle per concentrarci esclusivamente su un determinato compito: nessuna distrazione, nessuna interruzione anticipata, niente di niente fino a quando non si porta a termine l'obiettivo.

Possedere una visione d'insieme, pianificare accuratamente le proprie attività e avere il controllo dei traguardi raggiunti sono azioni previste dal mondo dell'agile utili per gestire gli obiettivi personali e ad aumentare la produttività.

Concludendo, l’idea è quella di ottenere una nuova concezione del tempo. Dopo aver praticato un po’ gli sprint non si percepisce più il tempo come una freccia lineare proiettata nel futuro, ma come un flusso circolare. Ogni sprint è un’opportunità per trarre insegnamento da ciò che si è fatto ieri per fare qualcosa di totalmente nuovo. Se si applica correttamente il metodo Agile, ogni giorno è un’occasione di miglioramento.