Software personalizzato o SaaS: quale scegliere?

Riconoscere quale tipo di software è più adatto alla propria attività è uno dei punti di partenza per un'azienda che voglia digitalizzare i proprio processi. Il primo step per effettuare questa scelta in modo consapevole consiste nel chiedersi se sul mercato esista già una soluzione adeguata e funzionale per i propri scopi. Le soluzioni definite "standard", ovvero i Software as a Service (SaaS), sono prodotti già presenti sul mercato, completi e a disposizione di chiunque previo il pagamento di una licenza d'uso o di un abbonamento. Questi servizi, soprattutto negli ultimi anni, si sono spostati per la maggior parte nel cloud e sono quindi accessibili dall'utente tramite un account individuale e un qualsiasi browser collegato ad internet. Ovviamente, essendo programmi non di proprietà dell'utilizzatore, i lavori di manutenzione e di aggiornamento sono interamente a carico del provider che li mette a disposizione. Nella maggior parte dei casi le soluzioni SaaS sono economicamente sostenibili (hanno un prezzo relativamente contenuto), presentano funzioni generiche e sono semplici da usare, ma al contempo sono scarsamente personalizzabili, di conseguenza sono i processi aziendali del cliente a doversi adattare al software e non viceversa.

A differenza delle applicazioni SaaS, i software personalizzati sono soluzioni su misura, progettate in base alle specifiche esigenze aziendali del cliente. Scegliere di utilizzare un software personalizzato significa usufruire di un prodotto appositamente studiato ed implementato secondo le peculiarità tecniche di cui si necessita. Essendo una soluzione cucita su un modello di business definito, l'implementazione ha bisogno nella maggior parte dei casi di un team esperto e specializzato nella creazione di architetture software. Rispetto ad un prodotto standard, questa alternativa si rivela essere decisamente più dispendiosa.

Fattori di differenziazione

Setup

Creare un software personalizzato significa realizzare una soluzione che presenta potenzialmente tutte le funzionalità desiderate dal committente. Ovviamente lo sviluppo da parte del team tecnico, interno od esterno che sia, richiederà un quantitativo di tempo considerevole, soprattutto perché è altamente probabile che durante tutto il processo si verifichino cambi di direzione e correzioni sul codice. La quantità di lavoro e le tempistiche  richieste implicano un aumento non indifferente del costo dell'intero progetto. Ciò che un'azienda dovrebbe chiedersi prima di mettere a budget un investimento di questo tipo è se ne vale la pena: possedere un software personalizzato non solo permette di usufruire di un prodotto su misura, ma l'intero processo è strutturato in modo da permettere al cliente di dialogare costantemente con i partner tecnici, d'altra parte non è detto che l'azienda sia pronta ad imbarcarsi in un progetto del genere. Questo tipo di lavoro pone tutte le basi necessarie per dar vita ad un prodotto all'altezza delle aspettative, ma a fronte di una mole di lavoro non indifferente. 

Contrariamente al software personalizzato, l'applicazione di un SaaS non richiede un tale dispendo di energie in questo senso: tutte le funzionalità sono già presenti nel momento in cui il cliente paga per ottenere il prodotto. Se poi il software è in cloud, non sarà neanche necessario scaricare i componenti necessari a far funzionare il programma, tutto è già pronto per essere utilizzato.

Personalizzazione

Ogni business è unico per natura, non ne esistono due uguali e questo significa che ogni azienda ha particolari esigenze che sono sue e di nessun altro. La riflessione dovrebbe quindi giungere ad un livello ancora successivo: le tue particolari esigenze giustificano lo sforzo di creare una soluzione personalizzata? Se lo risposta è sì, allora dovresti pensare di sviluppare un prodotto personalizzato, se invece si tratta di esigenze trascurabili, allora si può evitare (almeno per il momento) di optare per un investimento tanto importante.

Proprietà del codice

Una delle differenze sostanziali tra un SaaS ed un software personalizzato sta nel fatto che nel primo caso l'azienda cliente non è proprietaria del codice. Il cliente semplicemente acquista una licenza o paga un abbonamento per usufruire di un servizio fornito da un ente esterno. È proprio questo il senso della sigla SaaS (Software as a service): il software viene trattato come se fosse un servizio, erogato ad un cliente da un’azienda fornitrice. Nel caso di un prodotto su misura invece, il codice diventa di proprietà di chi l'ha commissionato: alla fine dello sviluppo il software è del cliente e può farne ciò che vuole, anche cambiare fornitore per l'eventuale integrazione di nuove funzionalità, se lo desidera.

Costo

È chiaro che nel complesso sia più costoso costruire un software personalizzato piuttosto che affidarsi ad un programma già presente sul mercato. La differenza di prezzo è dovuta a più fattori:

• Prima di partire con la costruzione del software è necessario dedicare del tempo alla progettazione che consenta un corretto allineamento tra quelli che sono gli obiettivi dell'azienda e il team di sviluppo.

• Il prodotto deve essere costruito da zero e in modo estremamente personalizzato. Le esigenze del cliente potrebbero cambiare in fase di progettazione perciò l'intero processo è soggetto a continui cambi di direzione.

• Durante tutto il periodo di sviluppo, il team rilascia al cliente parti del software che devono essere successivamente testate e fixate se opportuno, questo richiede tempo e un sforzo non indifferente da parte del team di sviluppo.

• Tutto il processo comprende anche un lavoro di formazione, consulenza e affiancamento tra fornitore e cliente che permetterà a quest'ultimo di apprendere il corretto funzionamento del software stesso.

Per tutte queste ragioni è inevitabile che l'adozione di soluzioni personalizzate sia più dispendioso rispetto all'utilizzo di un prodotto pronti all'uso. Come vedremo più avanti però, esistono alcuni casi in cui investire in un software personalizzato potrebbe essere, a conti fatti, più conveniente per l'azienda.

Software personalizzato vs Software standard: i fattori che condizionano la scelta?

Tipo di azienda

Timothy Baio, Digital Director di FreshinUp, in un suo articolo spiega perché alcuni tipi di aziende secondo lui dovrebbero valutare, già dopo il primo anno di età, di optare per soluzioni su misura. Si tratta di aziende che superano la soglia dei 50 dipendenti e di aziende che prevedono un forte tasso di crescita oppure che sono caratterizzate da prodotti e servizi non convenzionali.

Per dimostrare questa tesi, Baio parte dall'assunto che molti software standard fondino il loro modello di pricing sul numero di utenti, ovvero più utenti all'interno della stessa azienda hanno accesso alla piattaforma e più il prezzo sale. Se ad esempio un’azienda conta al suo interno 100 dipendenti ed utilizza due software standard (che svolgono funzioni diverse ma integrate) dal consto mensile di 30$ per utente, nel giro di un anno l'azienda arriverebbe a spendere 72.000$ e nel giro di 5 anni il costo salirebbe 360.000$. Nella maggior parte dei casi poi, una realtà di tali dimensioni avrebbe bisogno di integrare funzionalità specifiche, per le quali dovrebbe pagare a parte una cifra considerevole. Il prezzo totale che si troverebbe quindi a pagare la nostra ipotetica azienda, risulterebbe essere equivalente, se non superiore al costo di sviluppo di un software personalizzato, con la differenza che se avesse scelto una soluzione su misura, questa sarebbe stata costruita ad hoc sul modello imprenditoriale e l'azienda avrebbe la proprietà del codice. Ciò dimostra come lo stesso investimento che un'azienda sostiene per pagare un canone di diversi anni per l'utilizzo di un SaaS, potrebbe invece essere veicolato per progettare un software tarato sulle sue specifiche necessità. E' sempre consigliabile per un'impresa ponderare bene le proprie scelte, non scartando a priori la possibilità di optare per una soluzione su misura solo perché si teme di non potersi permettere un tale investimento.

Il fatto che la maggior parte delle imprese sia restia a passare da un SaaS ad un software personalizzato è percepita anche dalle stesse aziende fornitrici di software standard: seconda una ricerca condotta nel 2018 da process.st, azienda che fornisce software per monitorare workflow aziendali,  su 250 aziende fornitrici di software standard, circa il 20% non rende visibili i prezzi sul proprio sito, preferendo una trattativa privata tra cliente e fornitore con la possibilità di aggiungere funzionalità personalizzate ad un pacchetto completamente standardizzato. In questo modo, di fatto il cliente ha l'impressione di costruire una soluzione ad hoc, per poi accorgersi sul lungo periodo di dover commissionare sempre nuove modifiche al fornitore del software, finendo per avere un prodotto personalizzato che però parte da una base generica e soprattutto non è di proprietà dell'azienda, ma del fornitore.

Strategia

Esiste un altro fattore fondamentale che influenza la scelta di un software: la strategia di business dell'azienda. Scegliere una soluzione costruita su misura non soltanto permette di velocizzare i flussi di gestione, ma se ben strutturato potrebbe conferire all'azienda un vantaggio competitivo rilevante nei confronti della concorrenza, soprattutto se si riesce ad integrare il software con tutti gli altri aspetti aziendali creando un sistema difficilmente replicabile dai concorrenti. Di contro, un software standard non conferisce un reale vantaggio perché interagisce nello stesso modo con qualsiasi sistema in cui viene integrato. Un’azienda potrebbe essere sufficientemente strutturata da poter inserire questo software in una strategia più ampia, ma se il prodotto è lo stesso per tutti, il potenziale vantaggio strategico si annulla. Anche questo aspetto dovrebbe essere preso in considerazione per effettuare una scelta consapevole.

Tuttavia, è opportuno sottolineare che non tutte le aziende hanno l'interesse o i mezzi necessari per pensare al software come ad una parte integrante di una strategia a lungo termine. Un piccola impresa con un budget limitato potrebbe non avere la forza di sostenere una tale visione. Tale impresa potrebbe voler dare la precedenza a spese di routine e a investimenti più ridotti ed è giusto che sia così, perché finché il reddito a disposizione sostiene gli obiettivi aziendali che questa si è posta, la progettazione di un software su misura potrebbe essere un investimento non necessario. In casi come questo, un SaaS invece potrebbe rivelarsi un ottimo mezzo. Potrebbe addirittura trasformarsi in un banco di lavoro per capire cosa funziona e quali sono i margini di miglioramento futuri, applicabili con una successiva implementazione personalizzata.

Date queste premesse possiamo concludere che in base a dove l’azienda si trova all'interno della sua curva di crescita dovrebbe far cadere la sua scelta tra un SaaS o un software personalizzato. Durante i primi anni e finché il budget e il numero di dipendenti sono limitati, la strategia è guidata da un certo tipo di obiettivi (come il consolidamento del proprio business o l'acquisizione di nuovi clienti) e in questo caso l’adozione di un software standard potrebbe essere una scelta vincente. Nel momento in cui l’azienda comincia a crescere, crescono i bisogni, gli obiettivi si fanno più ambiziosi e la strategia più complessa e cresce anche la necessità dell'azienda di inserire il proprio software nella strategia di business. Al contempo cresce anche l’organico e se l’azienda ha optato per un SaaS, anche il prezzo di quest’ultimo comincia a crescere finché arriva il momento in cui conviene fare il grande salto verso un prodotto personalizzato.

Quando dovresti passare ad un software personalizzato?

• Quando ritieni che un software personalizzato potrebbe aiutarti a raggiungere più agevolmente gli obiettivi aziendali che hai pianificato.

• Quando è inserito in una strategia ben precisa.

• Quando ti accorgi che la licenza che stai pagando per un SaaS ti sta costando di più, o prevedi verrà a costarti di più, rispetto a ciò che ti può costare la progettazione di un software personalizzato.

• Quando ti accorgi che sul mercato non esistono soluzioni in grado di darti le funzionalità che cerchi, a patto che queste siano inserite in una strategia più ampia.

• Quando sei convinto che un software personalizzato possa darti un reale vantaggio competitivo nei confronti della tua concorrenza.

Se la tua azienda raggiunge questa consapevolezza, ti accorgerai che il maggiore costo che devi sostenere per una soluzione su misura è solo un costo percepito. Questo investimento ti permetterà di raggiungere obiettivi ben precisi che faranno fare un balzo in avanti al tuo business.